sekilas.co – WhatsApp kini menjadi salah satu platform komunikasi utama di dunia, digunakan untuk berbagai keperluan mulai dari pesan teks hingga panggilan suara dan video. Bagi pemilik bisnis, WhatsApp juga menyediakan fitur whatsapp.com”>WhatsApp Business yang memungkinkan mereka untuk berinteraksi langsung dengan pelanggan, menawarkan kemudahan dalam mengelola komunikasi bisnis, serta menjawab pertanyaan secara cepat dan efisien.
Salah satu fitur paling berguna dalam WhatsApp Business adalah pesan otomatis, yang memungkinkan bisnis tetap responsif meskipun tidak dapat merespons secara langsung. Fitur ini sangat penting, terutama ketika pelanggan menghubungi di luar jam operasional atau ketika bisnis tidak dapat memberikan balasan langsung.
Jenis-Jenis Pesan Otomatis di WhatsApp Business
WhatsApp Business menawarkan berbagai jenis pesan otomatis yang bisa diatur sesuai kebutuhan. Berikut adalah jenis-jenis pesan otomatis yang tersedia:
-
Pesan Salam (Greeting Message)
Pesan salam adalah pesan otomatis yang dikirim saat pelanggan pertama kali menghubungi bisnis, atau jika sudah lebih dari 14 hari sejak interaksi terakhir. Pesan ini berguna untuk memberikan kesan pertama yang baik dan memperkenalkan bisnis. -
Pesan di Luar Jam Kerja (Away Message)
Pesan otomatis ini memberi tahu pelanggan bahwa mereka telah menghubungi bisnis di luar jam kerja yang telah ditentukan. Pesan ini penting untuk memberi penjelasan dan menetapkan ekspektasi tentang kapan balasan dapat diberikan. -
Balasan Cepat (Quick Replies)
Balasan cepat adalah fitur yang memungkinkan pengguna WhatsApp Business untuk membuat template pesan untuk pertanyaan yang sering ditanyakan. Hal ini menghemat waktu dan memastikan bahwa informasi yang diberikan konsisten dan akurat.
Manfaat Menggunakan Pesan Otomatis
Menggunakan fitur pesan otomatis di WhatsApp Business memberikan berbagai keuntungan, baik untuk pemilik bisnis maupun pelanggan. Beberapa manfaat utama dari penggunaan fitur ini adalah:
-
Meningkatkan Responsivitas
Dengan pesan otomatis, pelanggan dapat menerima balasan secara instan meskipun bisnis tidak sedang online. Ini sangat membantu dalam menjaga komunikasi tetap berjalan lancar. -
Efisiensi Waktu
Balasan cepat dan pesan otomatis membantu mengurangi waktu yang dihabiskan untuk menjawab pertanyaan yang sering ditanyakan, memungkinkan bisnis fokus pada tugas-tugas penting lainnya. -
Konsistensi Layanan
Dengan menggunakan template pesan yang sama, setiap pelanggan akan menerima informasi yang konsisten dan akurat, sehingga mengurangi kemungkinan kesalahan komunikasi. -
Meningkatkan Profesionalitas
Pesan otomatis menciptakan kesan bahwa bisnis terorganisir dan siap melayani pelanggan kapan saja. Ini meningkatkan citra profesionalitas bisnis di mata pelanggan. -
Peningkatan Kepuasan Pelanggan
Pelanggan merasa dihargai dan lebih puas ketika mereka mendapatkan balasan cepat, bahkan jika itu hanya berupa informasi bahwa pesan mereka telah diterima dan akan segera ditindaklanjuti.
Cara Mengatur Pesan Otomatis di WhatsApp Business
Untuk memaksimalkan penggunaan fitur pesan otomatis di WhatsApp Business, berikut adalah langkah-langkah untuk mengatur berbagai jenis pesan otomatis:
1. Mengaktifkan Pesan Salam
Pesan salam adalah cara terbaik untuk menyambut pelanggan baru atau pelanggan yang kembali menghubungi setelah waktu yang lama. Berikut adalah cara mengatur pesan salam:
-
Buka aplikasi WhatsApp Business di perangkat Anda.
-
Ketuk ikon tiga titik di pojok kanan atas, lalu pilih Pengaturan.
-
Pilih Pengaturan Bisnis, kemudian pilih Pesan Salam.
-
Aktifkan opsi Kirim pesan salam.
-
Tulis pesan yang ingin Anda kirimkan. Anda dapat memilih untuk mengirimnya ke semua kontak atau kontak tertentu.
-
Setelah selesai, ketuk Simpan untuk menyimpan pengaturan.
2. Mengatur Pesan di Luar Jam Kerja
Pesan di luar jam kerja memberi tahu pelanggan bahwa mereka menghubungi bisnis di luar jam operasional yang telah ditentukan. Berikut cara mengaturnya:
-
Buka Pengaturan Bisnis.
-
Pilih Pesan di luar jam kerja.
-
Aktifkan opsi Kirim pesan di luar jam kerja dan tulis pesan yang ingin Anda sampaikan.
-
Atur jadwal pengiriman pesan sesuai dengan jam operasional bisnis Anda.
-
Tentukan penerima pesan, kemudian ketuk Simpan untuk menyimpan pengaturan.
3. Membuat Balasan Cepat
Balasan cepat sangat berguna untuk menjawab pertanyaan yang sering ditanyakan. Berikut cara mengatur balasan cepat:
-
Buka Pengaturan Bisnis, lalu pilih Balasan Cepat.
-
Ketuk tanda + untuk membuat balasan baru.
-
Masukkan pesan yang sering digunakan, misalnya tentang produk, harga, atau layanan.
-
Tentukan pintasan (shortcut) untuk balasan ini, misalnya mengetik “/harga” untuk mendapatkan informasi harga.
-
Ketuk Simpan setelah selesai mengatur.
Dengan memanfaatkan fitur pesan otomatis di whatsapp.com”>WhatsApp Business, bisnis dapat meningkatkan kualitas pelayanan kepada pelanggan, meskipun tidak dapat merespons langsung. Fitur seperti pesan salam, pesan di luar jam kerja, dan balasan cepat dapat membantu bisnis menjaga komunikasi yang konsisten, efisien, dan profesional. Melalui pengaturan yang tepat, WhatsApp Business dapat menjadi alat yang sangat efektif untuk mempercepat respons terhadap pelanggan dan meningkatkan kepuasan mereka.
